Con la nota n. 2572 del 14 aprile 2023, l'INL ha fornito indicazioni operative in merito al rilascio dei provvedimenti autorizzativi ai sensi dell'art. 4 L. n. 300/1970, alla luce degli orientamenti in materia del Garante Privacy e nell'ottica di contenere eventuali abusi datoriali e di prevenire eventuali lesioni di “beni personali” dei prestatori di lavoro.

La procedura autorizzatoria pubblica, infatti, è prevista dal Legislatore solo in un momento successivo, cioè quando non sia stato raggiunto detto accordo collettivo. Le istanze dovranno contenere dunque la dichiarazione di assenza della RSA/RSU o la documentazione attestante il mancato accordo.

In presenza di aziende multi-localizzate, la mancanza dell'accordo con le rappresentanze sindacali aziendali può portare il datore di lavoro a presentare un'unica istanza di autorizzazione all'INL territorialmente competente che, in risposta, emanerà un solo provvedimento valido per tutte le unità produttive.
Qualora le singole unità produttive si trovino in province diverse, in alternativa alla stipulazione di singoli accordi con le RSA/RSU, sarà possibile stipulare un accordo unico con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative a livello nazionale e, in caso di mancato accordo, il datore di lavoro potrà presentare istanza di autorizzazione alle singole sedi territoriali dell'INL o alla sede centrale.
Se l'azienda, invece, è già in possesso di un provvedimento autorizzativo ma ha intenzione di installare lo stesso sistema presso un'altra unità produttiva, allora potrà presentare apposita istanza di integrazione.

In via di massima, l'INL deve intervenire solo in presenza di lavoratori. A tale regola, però, vi sono due eccezioni:

Per quanto concerne i sistemi di geolocalizzazione da installare sugli autoveicoli o sui dispositivi dei lavoratori (cellulari, pc, …), il Garante Privacy è intervenuto con numerosi provvedimenti in materia, prescrivendo ai titolari misure a tutela degli interessati che consistono nella configurazione di sistemi che rispettino tali regole:

Di conseguenza, l'accesso ai dati da parte del datore di lavoro potrà avvenire esclusivamente in funzione delle motivazioni poste alla base del provvedimento autorizzativo. Ogni diverso trattamento rende inutilizzabili le informazioni raccolte.
Per questa ragione, gli uffici dell'INL dovranno valutare attentamente le ragioni legittimanti l'installazione di tali sistemi in relazione alle esigenze rappresentate dal datore di lavoro, ponendo l'accento sul rispetto della normativa a tutela della privacy.

Vi sono alcune disposizioni normative che impongono l'utilizzo di sistemi di videosorveglianza: è il caso, ad esempio, della L. n. 55/2019 (c.d. decreto sbocca cantieri) con cui sono stati istituiti dei fondi finalizzati all'erogazione di risorse occorrenti per l'installazione di impianti di videosorveglianza a circuito chiuso presso le strutture scolastiche ovvero socio sanitarie e socio assistenziali per anziani e persone con disabilità.
Ora, in relazione a tali casistiche, l'INL sottolinea che la disposizione normativa non può rappresentare unico motivo legittimante l'installazione dell'impianto, poiché le garanzie di cui all'art. 4 Statuto dei lavoratori restano comunque applicabili anche in tali fattispecie. 

Ciò vale anche qualora si tratti di lavoratori etero-organizzati o in presenza di prestazioni lavorative attraverso piattaforme digitali: anche in tal caso, dunque, operano le garanzie del menzionato art. 4.

Nel caso in cui nello stesso luogo di lavoro siano presenti lavoratori subordinati e volontari, invece, l'imprenditore può attivare le procedure di cui all'art. 4.