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30 gennaio 2024
Pubblici registri immobiliari e tutela dei dati personali nelle note di trascrizione
In particolare, l'Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 1/2024, si sofferma sul corretto utilizzo della Sezione D nelle note di trascrizione e di iscrizione e nelle domande di annotazione.
La Redazione
Con la circolare n. 1/2024 l'Agenzia dell'Entrate esamina i rapporti tra la disciplina in materia di pubblicità immobiliare e quella più recente in tema di privacy per prevenire l'emersione di eventuali trattamenti illeciti.
L'attuale sistema di pubblicità immobiliare ha una funzione di conoscenza dei dati relativi ai beni immobili e di tutela dell'affidamento dei terzi, in un'ottica di garanzia per la corretta circolazione degli stessi.
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«La disciplina relativa alla pubblicità immobiliare, all'individuazione e alla tenuta dei relativi registri, nonché ai compiti e agli obblighi del conservatore è contenuta, per la gran parte, nel libro VI del codice civile, dedicato alla tutela dei diritti. In base a tali disposizioni, al fine dell'esecuzione di una formalità (trascrizione, iscrizione, annotazione) nei registri immobiliari devono essere presentati al conservatore il titolo, in originale o in copia autenticata, recante l'evento giuridico da pubblicare e la relativa nota (denominata “domanda”, nel caso delle annotazioni) ove devono essere indicati gli elementi e le menzioni espressamente previsti dal legislatore». |
È evidente che il titolo, depositato in originale o in copia conforme e liberamente consultabile, potrebbe contenere informazioni e dati non strettamente necessari rispetto alle esigenze garantite dal sistema della pubblicità immobiliare, ma comunque accessibili a chiunque ispezioni i registri.
Allo stesso modo, anche la nota può riportare elementi non necessari alla pubblicità immobiliare e anch'essi sono conoscibili da parte di chiunque.
Tali aspetti potrebbero generare elementi di criticità in materia di privacy, soprattutto con riferimento ad alcune categorie di dati, come per esempio dati relativi a condanne penali, dati che rilevino l'origine razziale o etnica, l'orientamento sessuale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale.
Inoltre, i profili di possibile criticità connessi alla libera accessibilità delle informazioni presenti nei registri immobiliari, sono stati amplificati dalla informatizzazione che ha caratterizzato i servizi di pubblicità immobiliare, in particolare per quanto riguarda la consultazione telematica delle note e dei titoli che ha prodotto una semplificazione del processo e quindi un crescente aumento degli accessi ai dati presenti nei registri.
Il sistema di pubblicità immobiliare non può essere ritenuto immune alle esigenze di tutela perseguite dalla normativa sulla privacy.
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A tal proposito, la sezione D delle note appare l'ambito su cui concentrare maggiormente l'attenzione, ai fini del rispetto dei principi di liceità e minimizzazione nel trattamento dei dati personali. |
Bisogna infatti evitare che la sezione D della nota possa diventare veicolo di conoscibilità di dati non pertinenti alle suddette esigenze
La sezione D della nota è composta da un campo totalmente libero, utilizzabile per indicare eventuali altre informazioni ritenute necessarie ai fini di una compiuta pubblicità immobiliare e quindi rimesso, nella sua compilazione, alle relative valutazioni effettuate dalla parte richiedente.
Pertanto, è evidente che i profili di criticità possono correlarsi tendenzialmente ai dati indicati dal richiedente nella sezione D delle note.
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«La nota deve essere “autoconsistente” sotto il profilo della funzione pubblicitaria e la responsabilità verso i terzi ricade sul soggetto che richiede la formalità relativamente ad un determinato atto, redigendone (o facendo redigere) la nota in un certo modo e con un apposito contenuto. Pertanto è da escludersi che tale responsabilità possa ricadere sul Conservatore il quale è chiamato dall'ordinamento a svolgere controlli esclusivamente di tipo formale». |
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«Al riguardo, le categorie interessate (notai e altri pubblici ufficiali, avvocati, uffici giudiziari, istituti di credito, ecc..) e i soggetti che predispongono le richieste di formalità avranno cura di utilizzare la sezione D del modello di nota per l'indicazione delle sole informazioni specificamente previste da documenti di prassi e/o necessarie ai fini di una compiuta pubblicità.
In particolare, occorre che la sezione D non venga utilizzata impropriamente per riportare informazioni eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, come nel caso dei dati personali eventualmente presenti nell'atto ma non utili alla pubblicità stessa» .
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