L'istante fa presente di voler adottare una procedura di completa dematerializzazione delle note spese dei propri dipendenti trasfertisti insieme ai relativi giustificativi, procedura che consentirebbe la creazione, gestione e conservazione dei dati in formato totalmente digitalizzato.
Dopo aver dettagliatamente illustrato il sistema di gestione e conservazione di cui sopra, l'istante chiede, con particolare riferimento ai giustificativi delle note spese, se sia possibile procedere alla distruzione della documentazione cartacea “dematerializzata”.

Secondo l'istante occorre tenere in considerazione l'interpretazione secondo cui le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti esteri comunitari (UE) possano considerarsi come documenti originali non unici ed essere, ai sensi del CAD, oggetto di dematerializzazione e contestuale distruzione delle versioni cartacee delle stesse. Così vale anche per le ricevute dei taxi e per i titoli di viaggio sui mezzi di trasporto pubblico, i quali possono essere considerati documenti originali non unici ed essere pertanto dematerializzati e contestualmente distrutti nella versione cartacea.
Al contrario per quanto riguarda invece le ricevute di pagamento emesse dai soggetti esteri non comunitari (extra UE), in quanto esse si configurano come documenti originali unici poiché non sussiste con essi una reciproca assistenza in materia fiscale, e quindi il Fisco non avrebbe la possibilità di ricostruire i giustificativi delle spese mediante altre scritture in possesso di terzi. Questi, dunque, non possono essere oggetto di dematerializzazione, bensì andranno conservati in modalità cartacea in base a quanto previsto dalla normativa vigente.

Con la risposta n. 226/2023, l'Agenzia delle Entrate condivide il parere dell'istante, evidenziando che laddove il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi, avendo dunque natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva richiede l'intervento del pubblico ufficiale ai sensi dell'art. 4, comma 2, D.M. 17 giugno 2014. Ciò vale anche nei casi in cui i giustificativi siano comunque emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con tutte le conseguenze che ne derivano sul piano della conservazione.
In sintesi: