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26 giugno 2024
Trasferte dei dipendenti: ok alla dematerializzazione delle note spese ma a delle condizioni
Con specifico riferimento alle spese per il trasporto in taxi, si specifica che, laddove non sia richiesta la fattura, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non basta ad identificare la spesa sostenuta, essendo necessario che essa sia correlata ad un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore che indichi i dati essenziali della spesa.
di La Redazione
L'istante espone di voler procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti atti a giustificare le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte lavorative, soprattutto con riguardo ai servizi di trasporto mediante taxi, saldati utilizzando di regola la carta di credito aziendale.
In tal senso l'istante chiede se:
- La procedura di gestione delle note spese descritta sia conforme alla normativa vigente e, nello specifico, al
D. Lgs. n. 82/2005 e al decreto MEF 17 giugno 2014 ; - Gli allegati alle note spese dematerializzate e conservate con detta procedura possano formare oggetto di distruzione;
- I documenti rilasciati per i servizi di trasporto dei taxi possano considerarsi “documenti originali non unici” e quindi possano essere dematerializzati e conservati.
Con la
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qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale come le note spese deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. Solo così non vi sarà alcun ostacolo affinché i documenti analogici possano essere sostituiti da quelli informatici e la procedura sia interamente dematerializzata, restando fermi i requisiti di legge previsti ai fini della deducibilità dei costi. |
Sulla base di ciò, la procedura descritta dall'istante di generazione delle note spese può dirsi senza dubbio conforme alla normativa vigente, a patto che garantisca i requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati.
Quanto alla natura dei giustificativi allegati alle note spese:
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essi sono qualificati come documenti analogici originali non unici, dunque la relativa conservazione elettronica si perfeziona, con successiva possibilità di distruzione, senza l'intervento di un pubblico ufficiale che ne attesti la conformità all'originale. |
Discorso a parte va fatto per le modalità di certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti, trattandosi di servizi soggetti all'obbligo di fatturazione su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione dell'operazione. La fattura peraltro è emessa in duplice copia e deve essere conservata obbligatoriamente almeno dal prestatore, quindi può considerarsi come documento analogico non unico. Le stesse prestazioni sono invece esonerate dall'obbligo di certificazione attraverso scontrino o ricevuta fiscale.
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In tal senso l'Ente ricorda che dal 1° gennaio 2024, laddove sia richiesta la fattura, è obbligatorio che essa sia emessa elettronicamente mediante il SdI (Sistema di Interscambio). Tuttavia, le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori sono rese disponibili dai servizi dell'Agenzia delle Entrate, mentre una copia della fattura sarà comunque messa a disposizione direttamente da chi la emette, essendo facoltà del consumatore rinunciarci. |
Ciò significa che qualora non sia richiesta la fattura, senza un altro documento fiscale che attesti la prestazione del servizio la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non basta per identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, essendo dunque necessario correlarla a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore ove siano indicati i dati essenziali della spesa.
Solo una volta conservata la procedura di conservazione di tali documenti in formato elettronico, sarà allora possibile procedere alla distruzione di eventuali originali cartacei.
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