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3 gennaio 2024
Nuove regole tecniche per il processo civile telematico
Sulla Gazzetta Ufficiale del 30 dicembre 2023 è stato pubblicato il Decreto del Ministero della Giustizia 29 dicembre 2023, n. 217 contenente il Regolamento che modifica il Decreto 21 febbraio 2011, n. 44 sulle regole tecniche per il processo telematico.
di Avv. Fabio Valerini
Premessa
Sulla Gazzetta Ufficiale del 30 dicembre 2023 è stato pubblicato il Decreto del Ministero della Giustizia 29 dicembre 2023, n. 217 contenente il Regolamento che modifica il Decreto 21 febbraio 2011, n. 44 sulle regole tecniche per il processo telematico.
Per quanto riguarda la giustizia civile è stato necessario per adeguare le regole tecniche alla disciplina de titolo V-ter (“Disposizioni relative alla giustizia digitale”) disp. att al c.p.c., come introdotto dal D.Lgs. n. 149/22 , nonché alla disciplina contenuta nell'art. 36, D.L. n. 13/23 .
La tecnica normativa utilizzata è stata quella della modifica puntuale del D.M. n. 44 del 2011 anche se alcune modifiche determinano un cambiamento significativo nell'attività processuale.
Inoltre, non deve essere sottovalutato che, come avremo modo di vedere, molti sono i rinvii alle specifiche tecniche di cui all'art. 34 stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia, sentito DigitPA e, limitatamente ai profili inerenti alla protezione dei dati personali, sentito il Garante per la protezione dei dati personali”.
Peraltro, in base al terzo comma dell'art. 34 «fino all'emanazione delle nuove specifiche tecniche, continuano ad applicarsi, in quanto compatibili, le specifiche tecniche vigenti, già adottate dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia».
Il deposito telematico degli atti
La disciplina del deposito telematico degli atti civili è stato oggetto dell'intervento di modifica dell'art. 13 che sembra aver eliminato la c.d. quarta PEC e ridimensionato il ruolo della cancelleria nel deposito degli atti nel fascicolo telematico.
Innanzitutto, per il primo comma dell'art. 13, nel procedimento civile, gli atti e i documenti in forma di documento informatico di cui agli articoli 11 e 12 possono essere trasmessi da parte dei soggetti abilitati esterni, con modalità telematiche, secondo le specifiche tecniche stabilite dall'articolo 34.
Ma la novità più significativa è quella introdotta nel secondo comma in base al quale l'attestazione dell'avvenuto deposito dell'atto non sarà più la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia (come era in precedenza), ma la conferma della trasmissione, secondo le specifiche tecniche stabilite dall'articolo 34 senza l'intervento degli operatori della cancelleria salvo il caso di anomalie bloccanti.
Questa nuova formulazione sembra consentire la lettura che il deposito dell'atto nel fascicolo telematico entra direttamente senza la necessaria attività di intermediazione da parte della cancelleria (se non nel caso di errore bloccante) anche se questa interpretazione potrebbe sortire, stando al parere del Consiglio Superiore della Magistratura, quale effetto collaterale nell'ambito dell'organizzazione degli uffici.
È stato, infine, abrogato il periodo finale del terzo comma a tenore del quale «quando la ricevuta è rilasciata dopo le ore 14 il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo».
In questa parte, il testo del decreto pubblicato sembra superare le perplessità che aveva espresso il Consiglio Superiore della Magistratura nel suo parere del 6 dicembre 2023 dove aveva rilevato che il nuovo primo comma dell'art. 13 (nello schema allora approvato e sottoposto) «nel fare esclusivo riferimento alla posta elettronica certificata, non sembra in linea con l'art. 196-sexies disp. att. c.p.c. … che … prescinde da un riferimento esplicito a tale modalità di deposito” aprendo al “deposito telematico anche con soluzioni tecnologiche diverse dall'utilizzo della posta elettronica certificata” allorquando ricorre all'espressione generica di “conferma del completamento della trasmissione».
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Il nuovo testo dei primi tre commi dell'art. 13 (Trasmissione dei documenti da parte dei soggetti abilitati esterni e degli utenti privati) 1. L'atto del procedimento in forma di documento informatico è privo di elementi attivi ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all'articolo 34, che stabiliscono altresì le informazioni strutturate destinate ad essere inserite nei registri informatici. 2. I documenti informatici di cui al comma 1 si intendono ricevuti dal dominio giustizia nel momento in cui viene generata la conferma della trasmissione, secondo le specifiche tecniche stabilite dall'articolo 34, senza l'intervento degli operatori della cancelleria, salvo il caso di anomalie bloccanti. 3. Nel caso previsto dal comma 2 la conferma attesta l'avvenuto deposito dell'atto o del documento presso l'ufficio giudiziario competente. |
La volontaria giurisdizione
Un settore particolarmente delicato per l'informatizzazione è senz'altro quello della volontaria giurisdizione poiché con maggiore frequenza rispetto al contenzioso civile è possibile che la parte proponga personalmente la domanda giudiziale anche senza ministero dell'avvocato o senza delegare altri soggetti.
È questa la ragione per la quale, ad esempio, è stato previsto che il deposito di alcuni atti di volontaria giurisdizione potesse avvenire anche attraverso il c.d. sportelli di prossimità istituiti dai comuni.
Ebbene, il decreto prevede espressamente nel nuovo quarto comma dell'art. 13 che «nei procedimenti civili di volontaria giurisdizione si osservano le apposite specifiche tecniche previste dall'articolo 36, comma 1, del decreto-legge 24 febbraio 2023, n. 13 , convertito con modificazioni dalla legge 21 aprile 2023, n. 41 ».
Del resto, l'art. 36 del D.L. n. 13 del 2023 aveva previsto la possibilità di effettuare il deposito telematico nei procedimenti di volontaria giurisdizione alle «persone fisiche che stanno in giudizio personalmente».
Il fascicolo informatico
Il decreto ministeriale introduce una nuova formulazione della nozione di fascicolo informatico come «fascicolo contenente gli atti e i documenti redatti in forma di documento informatico nonché le copie informatiche di atti e documenti redatti in forma di documento analogico, nel rispetto di quanto stabilito dal codice dell'amministrazione digitale e dalla disciplina processuale vigente» (lett. h).
Ciò per allineare la disciplina del fascicolo alle novità processuali della riforma Cartabia (che ha preso atto che gli strumenti informatici possono determinare il mutamento di regole processuali pensate per il cartaceo e non rendere necessario soltanto una informatizzazione dei vecchi procedimenti) dove il fascicolo non è più una versione digitale di un fascicolo che era nato originariamente cartaceo, ma un fascicolo nato in formato digitale.
Ebbene, l'art. 9 D.M. prevede nella sua nuova formulazione che «il fascicolo informatico contiene gli atti, i documenti, gli allegati, le ricevute di posta elettronica certificata, le ricevute di pagamento e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati, ovvero le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati in forma di documento analogico».
Infine, restano fermi gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell'amministrazione digitale o di atti e documenti depositati o comunque acquisiti in forma di documento analogico in conformità alla disciplina processuale vigente (comma 3).
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Il nuovo testo dell'art. 9 (Fascicolo informatico) con in grassetto le parti modificate (compresa la rubrica dell'articolo). 1. Il fascicolo informatico contiene gli atti, i documenti, gli allegati, le ricevute di posta elettronica certificata, le ricevute di pagamento e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati, ovvero le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati in forma di documento analogico. 2. Il sistema di gestione del fascicolo informatico è la parte del sistema documentale del Ministero della giustizia dedicata all'archiviazione e al reperimento di tutti i documenti informatici, prodotti sia all'interno che all'esterno, secondo le specifiche tecniche di cui all'articolo 34. 3. Restano fermi gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell'amministrazione digitale o di atti e documenti depositati o comunque acquisiti in forma di documento analogico in conformità alla disciplina processuale vigente. 4. Il fascicolo informatico reca l'indicazione:
5. Il fascicolo informatico è formato in modo da garantire la facile reperibilità ed il collegamento degli atti ivi contenuti in relazione alla data di deposito, al loro contenuto, ed alle finalità dei singoli documenti. 6. Con le specifiche tecniche di cui all'articolo 34 sono definite le modalità per il salvataggio dei log relativi alle operazioni di accesso al fascicolo informatico. |
Le comunicazioni e le notificazioni telematiche
Il decreto ministeriale riscrive le due norme sulle comunicazioni e notificazioni da parte dell'ufficio giudiziario (art. 16) e sulle notificazioni da parte dell'UNEP (art. 17).
Per le comunicazioni o notificazioni per via telematica da parte dell'ufficio giudiziario il primo comma del nuovo articolo 16 prevede che «salvo che non sia diversamente stabilito dalla legge, la comunicazione o la notificazione per via telematica da un soggetto abilitato interno ad un soggetto esterno o all'utente privato avviene mediante invio di un messaggio dall'indirizzo di posta elettronica certificata dell'ufficio giudiziario mittente all'indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario, indicato nel registro generale degli indirizzi elettronici, ovvero negli altri pubblici elenchi previsti dalle legge, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34».
Con riferimento, invece, alle comunicazioni o notificazioni tra soggetti abilitati interni avviene in interoperabilità secondo il CAD e le specifiche tecniche.
Particolare attenzione dovrà essere riservata alle comunicazioni e notificazioni che contengono dati sensibili di cui all'articolo 9 del Regolamento (UE) 2016/679 che dovrà essere effettuata per estratto con contestuale messa a disposizione dell'atto integrale nell'apposita area del portale dei servizi telematici, secondo le specifiche tecniche e nel rispetto dei requisiti di sicurezza con modalità tali da garantire l'identificazione dell'autore dell'accesso e la tracciabilità delle relative attività.
Per le notificazioni per via telematica tramite UNEP provvede il nuovo articolo 17 secondo cui «le richieste di notifica per posta elettronica certificata sono inoltrate dai soggetti abilitati interni ed esterni all'UNEP tramite posta elettronica certificata, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34».
Sarà il sistema informatico dell'UNEP ad individuare l'indirizzo di posta elettronica del destinatario dal registro generale degli indirizzi elettronici, ovvero da uno degli altri pubblici elenchi previsti dalla legge e, una volta eseguita la notificazione, a trasmettere per via telematica a chi ha richiesto il servizio il documento informatico con la relazione di notificazione sottoscritta mediante firma digitale e congiunta all'atto cui si riferisce, nonché le ricevute di posta elettronica certificata, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34.
Le notifiche a cura degli avvocati
Tra le norme abrogate dall'art. 4 del D.M. troviamo l'art. 18 sulle notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati.
Troveranno, dunque, applicazione unicamente le norme di fonte primarie di cui al Codice di procedura civile e alla Legge n. 53 del 1994 .
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