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3 settembre 2024
Le nuove specifiche tecniche per il Processo Civile Telematico e per il Processo Penale Telematico
Il 30 settembre 2024 entreranno in vigore le nuove specifiche tecniche previste dall'art. 34 del D.M. n. 44/2011. I nostri esperti, Maurizio Reale e Fabrizio Sigillò, ci offrono una guida completa su tutto ciò che occorre sapere.
di Fabrizio Sigillò, Maurizio Reale
L'utilità pratica del processo telematico prevale sulla tempistica con cui si procede ai periodici aggiornamenti dei sistemi, talvolta incompatibili con quelli (molto più rapidi e frequenti) propri dell'informatica.
Accade così che le datate regole tecniche, pur occasionalmente rivedute e corrette, pervengano ad una nuova release, invero anticipata all'inizio dell'anno in corso ma rimasta incastrata nei flussi burocratici che l'hanno resa definitiva solo nel mese di agosto 2024 affidandone la vigenza al successivo 30 settembre.
Vengono infatti licenziate (Decr. Dir. Gen. Dgsia del 2/8/2024) le nuove specifiche tecniche previste dall'articolo 34, comma 1, del decreto del Ministro della Giustizia in data 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione.
Si tratta, cioè, del completamento della procedura introdotta dal D.M. n. 217 del 29 dicembre 2023, che aveva delineato nuovi profili gestionali del sistema processuale telematico civile e penale e che, seppur in vigore dal 14 gennaio 2024, non era di fatto operativo proprio perché subordinato all'emissione del provvedimento tecnico affidato al Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati, a sua volta assoggettato al passaggio delle preventive consultazioni tra gli organi a vario titolo interessati alla materia (quello reso in data 1° marzo 2024 dall'Agenzia per l'Italia Digitale e l'altro, espresso il 6 giugno 2024 dal Garante per la protezione dei dati personali).
Del Decreto si procede ad un rapido esame, che si muove nel rispetto dell'ordine con cui le disposizioni vengono esposte.
Sistemi di identificazione per l’accesso al portale giustizia
Il provvedimento si apre con l'indicazione dei sistemi di identificazione per l'accesso al portale giustizia (pst.giustizia.it).
La sezione, a dire il vero, non è nuova ma serve a ribadire la permanenza del sistema di SPID tra le modalità di identificazione dell'utente, e ciò nonostante il ventilato abbandono che si dice possa essere determinato dall'eccessività dei relativi costi di gestione.
Il fascicolo informatico
L'art. 14 definisce il fascicolo informatico che riunisce, come noto, i documenti (atti, allegati, ricevute di posta elettronica certificata) da chiunque formati, nonché le copie informatiche dei documenti. Esso raccoglie anche le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo.
Due i rilievi che la lettura comparata della disposizione sollecita.
La composizione del fascicolo telematico va infatti letta in una con l'elencazione dei formati dei documenti che nella busta vengono inseriti (cfr. art. 15 n. 1 sub lettera f) e che risulta comprensivo del file XML, che «…contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo…».
Comprensibile che non si sia al momento intervenuti su questa norma ma altrettanto prevedibile che essa possa essere destinata a vita breve in considerazione della preventivata eliminazione della nota di iscrizione a ruolo prospettata nel c.d. “correttivo Cartabia” già licenziato dalla PDCM.
Meno comprensibile la permanenza di una condizione che parrebbe esclusiva prerogativa del processo telematico. Esso è dichiaratamente ispirato alla composizione digitale della documentazione ma non risulta ancora assoggettato, per come pure previsto dalla Legge, ad un sistema di conservazione sostitutiva destinata a garantire validità nel tempo di quanto pervenuto nei fascicoli del processo.
Nel caso di specie essa viene sì prescritta ma limitatamente ai soli log (registrazioni) con cui vengono annotate le operazioni di accesso al fascicolo informatico.
Formati degli atti e dei documenti
È tra gli artt. 15 e 16 che si rinvengono le novità più significative delle nuove specifiche tecniche, per la prima volta unificate sia nella sezione che attiene al processo civile che in quella relativa alla materia penale.
Quest'ultima, ancora ferma ad uno stato di limitata operatività, rivela elementi specialistici differenziati dalla prima, individuabili nella possibilità di allegare atti che le parti formano personalmente qualificati come atto principale di documento analogico scansionato; essi sono sottoposti a disposizioni di carattere tecnico (non si sa quanto possano ritenersi perentorie ed inderogabili) che obbligano all'uso dello scanner per l'acquisizione di documenti esclusivamente in bianco e nero e con risoluzione pari a 200 dpi (cfr. lett. g dell'articolo 15).
Elenco dei formati dei documenti informatici che possono essere allegati al deposito telematico
Il nuovo indice definito all'art. 16 non è comprensivo di formati assolutamente nuovi ma che tali possono ritenersi nel contesto del sistema di deposito telematico degli atti processuali.I nuovi formati che è possibile depositare telematicamente
Dal 30 settembre 2024 sarà possibile il deposito di documentazione digitale audio o video in virtù dell'estensione delle tipologie dei formati ammessi e che comprendono, tra gli altri, i ben noti mp3 (generalmente associati ai contenuti audio) e mp4 (solitamente relativi ai contenuti video).
Restano ancora esclusi altri che, come ad esempio .mkv, avrebbero contribuito ad una ulteriore ed opportuna compressione di file notoriamente impegnativi sul piano della consistenza e finiscono per gravare sul totale della capienza della busta telematica.
La nuova dimensione della busta telematica
È probabilmente per questo motivo che detta busta viene resa più ampia rispetto ai limiti sicuramente compatibili con i documenti in PDF o le immagini o foto oggetto delle produzioni.
L'art. 16 delle specifiche introduce, al numero 4, l'aumento della busta, che passa così dagli originari 30 mb (valido comunque fino al 30 settembre 2024) a 60 mb.
Benchè questa sezione del decreto contribuisca a risolvere le non rare problematiche manifestatesi negli uffici giudiziari e spesso affidate ad autonome loro determinazioni o ad improvvisate ed originali modalità adottate dai soggetti abilitati (avvocati solitamente) non può nascondersi l'altrettanto incerto profilo che dalla sua lettura scaturisce.
È noto che l'eventuale superamento del limite massimo della busta telematica sia stato e continui ad essere compensato dalla possibilità di inoltro di una o più buste integrative fino al completamento dell'allegazione.
Se la procedura è però agevole nel caso in cui si tratti di ripartire più documenti tra diversi file PDF o più immagini indipendenti, non altrettanto può dirsi per i contenuti audio e video, necessitanti di più o meno complesse operazioni di editing che consentano il rispetto dei limiti della busta telematica e che non possono certo ritenersi alla portata dell'utente standard.
Ricezione ed accettazione della busta telematica
Nuova e non secondaria la previsione contenuta all'art. 16 sub 9 che regola la procedura di ricezione ed accettazione della busta telematica.
Prescrive, il decreto, che «A seguito dell'invio dell'atto processuale i sistemi informativi ministeriali procedono alla verifica e alla accettazione automatica del deposito degli atti inviati, salvi i casi di anomalia ovvero quelli in cui è necessario l'intervento degli operatori di cancelleria».
La disposizione segna, di fatto, il parziale abbandono della tradizionale procedura che assoggettava l'accettazione del deposito all'intervento del dipendente dell'ufficio giudiziario.
Questa nuova fase affida al sistema l'automatica verifica sulla presenza di errori non superabili e subordina quindi l'eventuale intervento degli operatori di cancelleria alla sola eventualità che sussistano anomalie rilevate dal sistema stesso e richiedenti il necessario l'intervento degli operatori di cancelleria.
In particolare, in caso di anomalia bloccante (c.d. FATAL) il comma 10 dell'art. 17 prevede che «…il gestore dei servizi telematici invia al depositante un messaggio di posta elettronica certificata, contenente la comunicazione del rifiuto dell'accettazione dell'atto».
Inevitabile una visione critica di questa proceduta, indubbiamente utile ed irrinunciabile ma tuttora ancorata ai generici e non sempre comprensibili messaggi elaborati dal sistema per la segnalazione della tipologia di errore. Trattasi di momento determinante ai fini dell'incremento del livello di ansia del depositante, troppo spesso inabilitato al compimento di qualsiasi azione utile a sanare la tipologia di errore segnalato.
Il completamento della procedura segna anche il riferimento temporale del deposito che, come detto dall'art. 17 n. 11 consiste della ricezione di un messaggio di PEC e coincide con il momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione da parte del gestore di posta elettronica certificata del depositante e ciò anche nel caso in cui l'accettazione sia stata effettuata mediante l'intervento di verifica eseguito dagli operatori di cancelleria.
Anche in tal caso chi scrive non può fare a meno di evidenziare la genericità della disposizione nella parte in cui sancisce espressamente l'eventualità che il deposito sia caratterizzato da eventuali anomalie o che appaia «…necessario l'intervento degli operatori di cancelleria…», lasciando a quest'ultimo una scelta sostanzialmente discrezionale sulla necessità di intervento.
Trasmissione degli atti in materia penale: notizia di reato
L'art. 18, nel regolare la trasmissione degli atti in materia penale, la riferisce agli ufficiali ed agenti di polizia giudiziaria o i pubblici ufficiali od incaricati di pubblico servizio, tenuti per legge alla trasmissione della notizia di reato, orientandoli all'utilizzo esclusivo del relativo portale definito PNR ed accessibile all'indirizzo: https://portalendr.giustizia.it/NdrWEB/home.do.
Dettagliate le modalità per le modalità di abilitazione dei referenti (uno o più) interni agli uffici del pubblico ministero.
Conformi alle disposizioni generali le caratteristiche del deposito anche nel contesto penalistico che rispecchiano quanto prescritto agli artt. 15 e 16 in sede civilistica, ivi compresa la dimensione della busta e le tipologie di firme ammesse (CAdES e PAdES).
Originale può ritenersi la possibilità di salvare i dati ed i documenti caricati per un successivo invio da eseguirsi entro il termine di quindici giorni dal primo salvataggio ovvero eliminati al superamento di esso, preallertato da un'apposita segnalazione che il mittente riceverà nei 5 giorni successivi al salvataggio.
Inevitabilmente diversa la procedura di accettazione del deposito che si perfeziona con la generazione della ricevuta di accettazione coincidente con il momento in cui la comunicazione diviene disponibile nelle “Annotazioni Preliminari dal Portale”…
Trasmissione degli atti in materia penale: atti del procedimento
L'articolo 19 del Decreto dirigenziale è dedicato alla trasmissione degli atti da parte dei soggetti abilitati esterni nel procedimento penale mediante il PDP (Portale Deposito atti Penali).
Essi devono essere eseguiti dall'apposita sezione presente sul portale giustizia ed il cui accesso è consentito ai soggetti iscritti nel ReGIndE con ruolo avvocato, praticante abilitato, nonché avvocato ente pubblico e funzionario ente pubblico (limitatamente agli appartenenti all'Avvocatura dello Stato).
Ricevuta di avvenuto deposito
Caratteristica peculiare è, in questo caso, l'immediata conferma del deposito che viene eseguito automaticamente dal sistema senza necessità di intervento da parte del dipendente di cancelleria e viene attestato dal rilascio di una apposita ricevuta in formato PDF che contiene: - un identificativo unico nazionale nella forma anno/numero;
- i dati inseriti dal depositante;
- la data e l'orario dell'operazione di invio rilevati dai sistemi del Ministero di giustizia.
Stato della fase di depositi: i messaggi informativi
Lo stato del deposito viene associato ai messaggi informativi indicati al capo sub 13 dell'art. 19 e di seguito riepilogati:
- INVIATO: esito positivo;
- IN TRANSITO: in attesa di smistamento al sistema informativo dell'ufficio giudiziario destinatario;
- ACCETTATO (automaticamente o a seguito di verifiche ove previste) con conseguente associazione al procedimento di riferimento;
- IN VERIFICA: anomalia bloccante e necessitante di controllo;
- RIFIUTATO: anomalia bloccante verificata dal personale dell'ufficio;
- ERRORE TECNICO: anomalia bloccante non superabile e richiedente il rinnovo del deposito, di cui verrà dato comunicazione al mittente.
Ricevuta di avvenuto deposito: deposito dell’atto abilitante
Sempre nel detto articolo, al comma 4, si specifica che «Alla trasmissione dell'atto di nomina nella procura della Repubblica deve essere allegato un atto abilitante, quando il procedimento sia in fase di indagine preliminare e non sia stato ancora emesso o non sia previsto uno degli avvisi di cui agli articoli 408, 411 o 415 bis codice di procedura penale.» e, dell'atto abilitante viene resa specifica definizione al comma 1 lettera c) dell'articolo 2: «Atto Abilitante: atto da cui risulti la conoscenza dell'esistenza in una procura della Repubblica di un procedimento relativo al proprio assistito e il relativo numero di registro.».Le dimensioni della busta telematica
Particolare la quantificazione delle dimensioni del deposito di atti ed eventuali allegati nel contesto penalistico.
Lo spazio è in questo caso determinato in 60 Megabyte per singolo file, fino ad un massimo di 600 Megabyte per l'intero deposito e ciò, molto probabilmente anche in considerazione del fatto che, al pari del deposito dell'atto civile, anche nel penale possono essere depositati, quali allegati, anche file audio e video.
Periodo transitorio (fino al 31/12/2024)
Si ricorda che, fino al 31 dicembre 2024, nel rispetto di quanto indicato dal D.M. n. 217 del 29 dicembre 2023, fatta eccezione per gli atti della fase delle indagini preliminari e per la dichiarazione di nomina, revoca e rinuncia del difensore sarà ancora possibile depositare in cartaceo o tramite PEC gli atti destinati ai seguenti uffici giudiziari: Procura della Repubblica presso il Tribunale, Il deposito analogico del documento da parte del magistrato
Si segnala, all'art. 20, un residuo delle previsioni della recente riforma del c.p.c. che nell'imporre ad alcune tipologie di soggetti del processo l'obbligo di deposito telematico, lascia aperta la porta del deposito analogico, incondizionatamente acconsentita al magistrato con conseguente trasferimento degli oneri tecnici a carico del cancelliere estrae copia in formato PDF ai sensi delle disposizioni di cui all'art. 22 del CAD) e lo inserisce immediatamente nel fascicolo informatico.Richiesta telematica di notificazioni all’UNEP
L'art. 23 consacra definitivamente l'attivazione del nuovo sistema di notificazioni da parte dell'UNEP, anch'essa affidata, al pari degli atti processuali, alla specifica procedura di deposito telematico.
La notifica si conclude con la restituzione telematica al mittente di trasmissione, del documento informatico con la relazione di notificazione sottoscritta mediante firma digitale o firma elettronica qualificata e congiunta all'atto cui si riferisce, nonché le ricevute di posta elettronica certificata.
Notifica degli atti eseguita a mezzo PEC dall’avvocato
Nulla cambia quanto alle modalità di notifica PEC degli avvocati ai sensi della Documenti correlati
