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30 settembre 2024
Al via le nuove specifiche tecniche del Processo Penale Telematico
Entrano in vigore oggi le nuove specifiche tecniche per l'utilizzo del Portale dei servizi telematici e i depositi degli atti processuali, nei procedimenti civili e penali, previste dal provvedimento ministeriale emanato il 2 agosto scorso dal direttore generale del DGSIA e pubblicate il successivo 7 agosto sul Portale dei servizi telematici del Ministero della Giustizia. Vediamo come cambia il Processo Penale Telematico.
di Avv. Carmelo Minnella
Principali novità introdotte per il PPT
L'emanazione delle nuove specifiche tecniche è prevista dall'art. 34, comma 1 del D.M. n. 44/2011 per il processo civile e penale telematico.
Si dà così completa attuazione al D.M. n. 217/2023, sul deposito degli atti del procedimento penale.
Tra le principali novità si segnalano:
- la specifica relativa al formato dei file allegabili ai documenti ed alla trasmissione degli atti da parte dei soggetti abilitati esterni;
- l'accettazione automatica del deposito telematico dell'atto al PDP, con conseguente eliminazione del controllo-filtro da parte del personale di cancelleria e segreteria in fase di accettazione dei depositi che, adesso, potranno essere rifiutati solo in presenza di “errori tecnici”;
- i pagamenti telematici esclusivamente con PagoPA.
L’ampliamento delle “tipologie” e della “dimensione massima” dei file allegabili
Il provvedimento del direttore generale del DGSIA dispone l'ampliamento a 600 MB della dimensione massima dei depositi sul Portale Depositi Telematici.
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In particolare, nell'art. 19, comma 15, delle nuove specifiche tecniche è precisato che «La dimensione massima consentita per ciascun deposito di atti ed eventuali allegati è pari a 60 Megabyte per singolo file, fino ad un massimo di 600 Megabyte per l'intero deposito». |
La novità fa quindi registrare un sensibile aumento delle dimensioni massime dell'intero deposito da PDP, che prima era pari a 500 ed a 50 MB per ogni singolo atto o allegato.
La possibilità del deposito telematico è prevista, oltre che per i “nativi digitali” (vietata per essi la scansione per immagini e, ovviamente, il file dovrà essere firmato digitalmente) anche per gli atti che le parti formano personalmente, se depositati come atto principale: potranno scansionare il documento analogico (esempio la nomina a difensore di fiducia) purché in bianco e nero e con una risoluzione pari a 200 dpi.
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L'art. 16 specifica il formato dei documenti informatici allegati. Sarà possibile allegare documenti nei formati PDF, RTF, JPEG, TIFF, MPEG4, MP3, XML, HTML, tra gli altri. Questa estensione mira a migliorare la flessibilità nella gestione dei documenti digitali. |
Tra i nuovi formati dei file digitale ammessi si segnala l'espressa menzione del formato PDF/A, ora espressamente previsto, accanto al PDF.
Il PDF/A è una variante del formato PDF (Portable Document Format) che è stato specificamente progettato per l'archiviazione a lungo termine di documenti digitali. È uno standard internazionale, ISO 19005, e si differenzia dal normale PDF in quanto garantisce la riproducibilità esatta del documento nel tempo, senza dipendere da risorse esterne che potrebbero non essere disponibili in futuro.
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L'art. 16, comma 2, specifica che «Gli allegati sono sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata nei casi previsti dalla legge. Nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione». |
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Con riferimento alla chiavetta della firma digitale controllare se il certificato elettronico non sia scaduto, prima di cadere in pericolose inammissibilità «in quanto l'apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata, basata su un certificato elettronico scaduto, equivale a mancata sottoscrizione» (Cass. pen., sez. fer., n. 45316/2023). |
L’accettazione automatica dei depositi
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L'art. 19, comma 9, delle nuove specifiche tecniche prevede che «A seguito dell'invio dell'atto processuale i sistemi informativi ministeriali procedono alla verifica ed accettazione automatica del deposito degli atti inviati dai difensori rispetto ai quali vi è corrispondenza tra i dati inseriti sul PDP ed i dati di registro del procedimento penale, senza intervento degli operatori di segreteria e di cancelleria». |
A partire da oggi, quindi, all'invio da PDP di un atto difensivo nativo digitale fa seguito una verifica da parte dei sistemi ministeriali (APP e ReGeWEB) in ordine alla corrispondenza tra i dati inseriti sul portale dall'avvocato e i dati presenti nei registri di cancelleria. Nello specifico, la verifica verrà condotta seguenti campi:
- Anno e numero di iscrizione del procedimento;
- Dati anagrafici e tipologia della parte processuale rappresentata;
- Presenza del c.d. atto abilitante, ove occorra (art. 19, comma 4), ossia prima dell'emissione dell'avviso di conclusione delle indagini preliminari, o prima della richiesta di archiviazione o, ancora, della proroga di indagini.
All'esito del positivo controllo di corrispondenza dei dati, il deposito verrà automaticamente accolto dal sistema, e quindi i documenti informatici oggetto del deposito verranno acquisiti direttamente nel fascicolo informatico. All'avvocato depositante verrà inviata immediatamente notizia dell'avvenuta accettazione del deposito senza che sia necessaria alcuna attività da parte delle segreterie e delle cancellerie.
Non c'è più, dunque, il filtro preventivo che ha portato un numero di rifiuti degli atti inaccettabile (intorno al 20%). Si tratta di una grande conquista visto che l'intermediazione dell'operatore stava dando luogo alla giurisdizionalizzazione del cancelliere.
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Si ricorda che, ai sensi dell'art. 19, comma 5, delle specifiche tecniche, la preventiva annotazione nel ReGeWEB, a cura delle cancellerie e segreterie degli uffici giudiziari, del codice fiscale dei soggetti abilitati esterni rimane un requisito indispensabile per ottenere la visibilità dei procedimenti autorizzati. In caso di esito negativo dei controlli automatici, invece, il personale amministrativo dovrà procedere alle verifiche preliminari e di conseguenza all'accettazione c.d. manuale o al rifiuto del deposito, con le modalità attualmente già in essere. |
Il difensore può controllare lo stato del deposito nella sezione dedicata del PDP.
Il personale amministrativo gestisce i depositi pervenuti tramite il PDP, utilizzando i risultati dei controlli automatici.
Gli atti accettati o rigettati sono conservati nel sistema documentale ministeriale.
Gli stati del deposito, secondo la progettazione ministeriale, sono:
- INVIATO: Operazione di invio completata.
- IN TRANSITO: Attesa di smistamento al sistema informativo dell'ufficio giudiziario.
- ACCETTATO: Atto associato al procedimento di riferimento (automaticamente o manualmente).
- IN VERIFICA: Anomalia bloccante, necessita di verifica manuale.
- RIFIUTATO: Deposito rifiutato per anomalie bloccanti.
- ERRORE TECNICO: Problema durante la trasmissione, richiede un nuovo invio.
Il difensore può consultare e scaricare i documenti attestanti gli esiti (accolto, rigettato, errore tecnico) e ricevere notifiche via email.
La versione 2.0 del PDP dovrebbe aggiornare automaticamente i procedimenti autorizzati
Il ministero della Giustizia ha reso noto che sarà a breve in funzione la versione 2.0 del portale che è ancora più semplice per l'utente.
Tra le novità di rilievo si segnala come, mentre fino ad ora capitava che, qualora l'avvocato depositava telematicamente una nomina, regolarmente accettata dal portale (anche col precedente filtro preventivo), se aveva un'attività urgente da compiere (ad esempio una richiesta di riesame) e, ciononostante non si trova il procedimento autorizzato, paralizzandosi l'attività difensiva telematica. La nuova versione del portale 2.0 e l'accettazione automatica degli atti depositata dovrebbe aggiornare automaticamente i procedimenti autorizzati.
Trasmissione di Atti attraverso il Portale delle Notizie di Reato (PNR)
L'art. 18 delle nuove specifiche tecniche prevede che gli atti e documenti vengono trasmessi telematicamente agli uffici del pubblico ministero tramite il Portale delle Notizie di Reato (PNR).
Il procuratore della Repubblica nomina i referenti interni e comunica le loro generalità alla DGSIA. I referenti si accreditano tramite l'applicativo RAFE, ottenendo un certificato di accesso.
I referenti gestiscono la distribuzione dei certificati agli uffici fonte. Gli uffici fonte nominano a loro volta i referenti, che richiedono il certificato tramite RAFE.
I referenti degli uffici del pubblico ministero approvano la richiesta e inviano il certificato.
Abilitazione degli operatori degli uffici fonte: i referenti degli uffici fonte gestiscono la distribuzione dei certificati agli operatori, che li utilizzano per accedere al PNR.
I certificati sono nominativi, validi per due anni, e possono essere revocati.
Quanto al formato, gli atti informatici devono rispettare i requisiti di legge; gli atti e allegati non possono superare i 60 MB e devono utilizzare firme CAdES o PAdES.
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La procedura di trasmissione comprende:
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Pagamenti telematici
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L'art. 30 delle specifiche tecniche – rubricato “requisiti relativi al processo di pagamento telematico” – dispone che: 1. Il PST espone ai punti di accesso servizi web per l'esecuzione dei pagamenti telematici utilizzando esclusivamente le funzionalità messe a disposizione da pagoPA, accedendo al portale dei sevizi telematici. 2. Le funzionalità fornite dai web service realizzati, nonché le relative regole di invocazione, sono descritte tramite i WSDL pubblicati sull'area pubblica del PST. |
Resta insoluto il dilemma dei diritti di copia per le impugnazioni. Il quadro delle prassi nei vari uffici giudiziari italiani è a macchia di leopardo: alcune cancelleria chiedono il pagamento dei diritti; altre “si accontentano” del deposito in cancelleria delle copie cartacee. Continuare con queste prassi non solo quando l'appello o il ricorso per cassazione avvenga via PEC ma anche qualora l'impugnazione avvenga col portale sembra un involutivo ritorno al passato.
Sul punto urge un chiarimento legislativo definitivo.
Riflessioni conclusive
La transizione dal cartaceo al digitale comporta dei vantaggi sulla gestione del lavoro di tutti gli operatori, anche dei avvocati ma occorre stare attenti che il mancato rispetto delle specifiche tecniche rischia di portare con sé insidiose sanzioni processuali digitali.
Si può discutere che l'inammissibilità deve essere prevista dalla legge (e non da complicata fonte secondaria, a cui il D.Lgs. n. 150/2022 rinvia genericamente).
Cambia, almeno in parte, il volto del diritto di difesa che diventa “digitale telematico”, ma solo per la fase attinente al deposito. Resta centrale, almeno per il momento, lo svolgimento del contraddittorio, da svolgersi solo in presenza.
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