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21 novembre 2024 Civile e processo
Vademecum sulle nuove specifiche tecniche per il processo civile telematico
Il 30 settembre 2024 sono entrate in vigore le nuove specifiche tecniche per il processo telematico, emanate dal DGSIA con provvedimento del 2 agosto 2024,  in attuazione delle regole tecniche pubblicate a inizio anno.
Il presente vademecum vuole essere una guida pratica per l'utilizzo del processo civile telematico alla luce delle novità recentemente introdotte.
di La Redazione
Nuove specifiche tecniche ex art. 34 DM n. 44/2011
Le nuove specifiche tecniche per il processo civile telematico, emanate dal DGSIA con provvedimento del 2 agosto 2024, hanno
  • ampliato ledimensioni massime delle buste telematiche;
  • ampliato il novero dei formati documentali suscettibili di deposito telematico;
  • previsto l'accettazione automatica di alcuni depositi telematici.
Cosa è rimasto uguale Cosa è cambiato dal 30 settembre 2024
Possibilità di utilizzo delle buste complementari per depositi di dimensioni eccessive Possibilità di depositare buste telematiche fino a 60 MB
Notifiche a mezzo pec Possibilità di depositare file multimediali audio e video
Attestazioni di conformità Accettazione automatica di alcuni depositi senza intervento da parte della cancelleria
Modalità di deposito della busta Perfezionamento del deposito con la Ricevuta di accettazione

attenzione

Il provvedimento del DGSIA contenente le specifiche tecniche attua le regole tecniche emanate lo scorso 29 dicembre 2023 con decreto del Ministero della Giustizia (D.M. n. 217/2023). Si precisa che le specifiche tecniche e le regole tecniche non sono la stessa cosa. 
Le regole tecniche Le specifiche tecniche
  • devono essere intese come delle linee guida che spiegano “come fare” una certa attività, ad esempio “come apporre la firma digitale” o “come effettuare il deposito telematico di un atto”;
  • sono fonte di diritto, seppure secondaria, e vengono emesse con decreto ministeriale. Il loro completamento è poi costituito dall'emanazione delle specifiche tecniche.
  • costituiscono la parte terminale e fondamentale delle regole tecniche;
  • non vengono emanate con un decreto ministeriale ma vengono emanate dalla Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero della Giustizia (DGSIA).
La dimensione massima della busta di deposito telematico passa da 30 a 60 MB
Che cos'è la busta telematica?

esempio

La busta telematica è un file in formato MIME (Multipurpose Internet Mail Exchange), ossia un protocollo di posta elettronica che estende il SMTP (originario protocollo di trasmissione delle email) con funzionalità aggiuntive.
Essa contiene il file Atto.enc, ottenuto dalla cifratura del file Atto.msg, il quale contiene a sua volta:
  • l'indice busta,
  • il datiatto.xml,
  • l'atto principale,
  • gli allegati.
In sostanza, la busta telematica non è altro che il messaggio PEC di invio.
Passando alla novità dell'ampliamento della dimensione massima della busta, che come abbiamo detto passa da 30 a 60 Megabyte, occorre far presente che proprio lo scorso 16 settembre 2024 il DGSIA ha provveduto a rettificare l'art. 17, comma 4, delle specifiche chiarendo che la dimensione massima di 60 MB, che indica il peso informatico massimo suscettibile di deposito, si riferisce all'Atto.enc e non alla “busta telematica”. 

La scelta di aumentare le dimensione è dipesa dal fatto che il messaggio di invio, come qualunque messaggio PEC, deve necessariamente convertire gli allegati (e, quindi, l'Atto.enc) in formato “base64”. Tale conversione determina un aumento della dimensione del messaggio di circa ¿, sicché la busta telematica peserà all'incirca 4/3 rispetto all'Atto.enc. Pertanto, se il limite di 60 MB fosse riferito alla busta telematica, la dimensione massima dell'Atto.enc sarebbe limitata a soli 40 Mb.
Ammesso il nuovo formato PDF/A
Le nuove specifiche tecniche menzionano espressamente il formato PDF/A, ammettendolo come nuovo formato accanto al PDF sia per l'atto principale che per la procura alle liti, colmando così una lacuna delle precedenti specifiche con riguardo proprio alla procura.
 
Per quanto riguarda gli allegati, i formati documentali ammessi sono:
Categoria Specifiche tecniche aprile 2014 Specifiche tecniche agosto 2024 Modifiche apportate
Documenti impaginati .pdf, .rtf PDF o PDF/A (.pdf), Rich-Text Format (.rtf), formato A4 e A3 Aggiunto supporto specifico per PDF/A e indicazione dei formati A4 e A3 per i documenti impaginati.
Immagini raster .jpg, .gif, .tiff JPEG (.jpg, .jpeg), TIFF (.tif,.tiff), GIF (.gif) Nessuna modifica sostanziale, ma l'esplicitazione dei formati JPEG e TIFF con più estensioni.
Video Non previsto MPEG2, MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi) Aggiunta esplicita di formati video MPEG2, MPEG4 e AVI.
Audio Non previsto MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), WAV (.wav), AIFF (.aiff, .aif) Aggiunta esplicita di formati audio quali MP3, FLAC, RAW, WAV e AIFF.
Testo .txt TXT (.txt) Nessuna modifica.
Ipertesto .xml XML Extended Markup Language (.xml) Specificato come “Extended Markup Language”.
Posta Elettronica .eml, .msg (con file nei formati precedenti) eml (.eml), .msg (anchese contenenti file nei formati precedenti) Nessuna modifica sostanziale; è stata solo resa più chiara la descrizione delle condizioni per .msg.
Formati Compressi .zip, .rar, .arj (contenenti file nei formati previsti) .zip, .rar, .arj (contenenti file nei formati previsti) Nessuna modifica.
Nuovi Formati Non previsto DICOM Aggiunto il supporto per il formato DICOM, non menzionato esplicitamente nel documento del 2024.
Requisiti di Firma Firma digitale o elettronica qualificata, post compressione  Firma digitale o elettronica qualificata, post compressione Specifica più chiara dei requisiti per la firma degli allegati compressi.
(Fonte: www.fiif.it)
Introdotta l'accettazione automatica dei depositi
Un'importante novità riguarda l'introduzione dell'accettazione automatica dei depositi nel sistema del processo civile telematico.

Cosa significa "accettazione automatica dei depositi"?

esempio

Accettazione automatica dei depositi significa che gli atti vengono accettati e inseriti direttamente nel fascicolo telematico, senza necessità di intervento da parte del personale di cancelleria.
Si tratta di una funzionalità che è già in essere nel processo amministrativo telematico (PAT) e che ora entra ora a fare parte anche del sistema del PCT, seppur solo per alcune tipologie di atti. 

  • ATTI SOGGETTI AD ACCETTAZIONE AUTOMATICA
RITO ORDINARIO DI COGNIZIONE
Memoria ex art. 171-ter, n. 1 Evento associato: M171 - MEMORIA EX ART. 171-TER N.1
Repliche ex art. 171-ter, n. 2 Evento associato: R171 - REPLICHE EX ART. 171-TER N.2
Controrepliche ex art. 171-ter, n. 3 Evento associato: C171 - CONTROREPLICHE EX ART. 171-TER N.3
Istanza di accoglimento della domanda (art. 183-ter c.p.c.) Eventoassociato: I183 - ISTANZA DI ACCOGLIMENTO DOMANDA
Istanza di rigetto della domanda (art. 183-quater c.p.c.) Eventoassociato: J183- ISTANZA DI RIGETTO DELLA DOMANDA
Memoria istruttoria ex art. 183 u.c. c.p.c. Evento associato: DMIS - MEMORIA ISTRUTTORIA EX ART. 183
Memoria di replica ex art. 183 u.c. c.p.c. Evento associato: DMRP - MEMORIA DI REPLICA EX ART. 183
Deposito documenti autorizzati in udienza Eventoassociato: DDAU- DEPOSITO DOCUMENTI AUTORIZZATI
Deposito note scritte in sostituzione udienza Evento associato: DNSU - DEPOSITO NOTE SCRITTE
Note scritte PC Evento associato: DNPC - NOTE SCRITTE PC
Note conclusionali Evento associato: NCON - NOTE CONCLUSIONALI
Comparsa conclusionale ex art. 190 c.p.c. Evento associato: DQ - DEPOSITO COMPARSE CONCLUSIONALI
Memoria di replica ex art. 190 c.p.c. Evento associato: DD - DEPOSITO MEMORIE DI REPLICA
RITO FAMIGLIA, PERSONE E MINORI
Deposito memoria ex art. 473-bis.17, c.1 c.p.c. Evento associato: P473 - DEPOSITO MEMORIA ART. 473-bis.17
Deposito memoria ex art. 473-bis.17, c.2 c.p.c. Evento associato: S473 - DEPOSITO MEMORIA ART. 473-bis.17
Deposito memoria ex art. 473-bis.17, c.3 c.p.c. Evento associato: T473 - DEPOSITO MEMORIA ART. 473-bis.17
GIUDICE DI PACE
Deposito istanza ex art. 186-bis c.p.c. Evento associato: X1 - DEPOSITO ISTANZA EX ART. 186 BIS
Deposito istanza ex art. 186-ter c.p.c. Evento associato: X2 - DEPOSITO ISTANZA EX ART. 186 TER
Deposito istanza ex art. 186-quater c.p.c. Evento associato: X3 - DEPOSITO ISTANZA EX ART. 186 QUATER
Richiesta di fissazione termine per note in sostituzione udienza Evento associato: DRTNS - RICHIESTA FISSAZIONE TERMINE
Opposizione al termine per note in sostituzione udienza Evento associato: ONSU - OPPOSIZIONE AL TERMINE
Deposito note scritte in sostituzione udienza Evento associato: DNSU - DEPOSITO NOTE SCRITTE
Deposito memorie Evento associato: DN - DEPOSITO MEMORIE
ATTI SIECIC - REGISTRO ESECUZIONI CONCORSUALI
Atto Generico CCIPU Questo atto generico è utilizzato per depositi vari relativi alle esecuzioni concorsuali.
Deposito Memorie Evento associato: CMEMO - DEPOSITO MEMORIE
Rinuncia Debitore Evento associato: CDES2 - DEPOSITO RINUNCIA DEL DEBITORE
Deposito Rimessione Termini Evento associato: CIDRT - ISTANZA DI RIMESSIONE NEI TERMINI
Deposito Nota Spese Evento associato: DEPNS – DEPOSITO NOTA SPESE
Deposito Istanza Liquidazione Patrocinio Evento associato: PSHP - DEPOSITO ISTANZA DI LIQUIDAZIONE
Istanza Generica CCIPU Questo atto generico viene utilizzato per una serie di richieste specifiche nell'ambito delle esecuzioni concorsuali.
Sottocategorie specifiche
Amm Anticipata PSS Evento associato: PSSIAA - ISTANZA DI AMMISSIONE ANTICIPATA DA PARTE DEL COA
Anticipazione Udienza Evento associato: IAU - ISTANZA DI ANTICIPAZIONE UDIENZA
Autoriz Atti Straord Amm Evento associato: CASTR - ISTANZA DI AUTORIZZAZIONE A COMPIMENTO ATTI DI STRAORDINARIA AMMINISTRAZIONE
Autoriz Pagam Cred Pregressi Evento associato: IAPCP - ISTANZA AUTORIZZAZIONE PAGAMENTO CREDITI PREGRESSI
Conferma Misure Protettive Evento associato: ICMP - ISTANZA DI CONFERMA MISURE PROTETTIVE
Differimento Udienza Evento associato: IDU - ISTANZA DI DIFFERIMENTO UDIENZA
Revoca Misure Cautelari Evento associato: IRMC - ISTANZA DI REVOCA DELLE MISURE CAUTELARI
Partec Proc Affidamento Contr Pubb Evento associato: IPPACP - ISTANZA DI PARTECIPAZIONE PROCEDURA AFFIDAMENTO CONTRATTI PUBBLICI
Proroga Misure Protettive Evento associato: IPMP - ISTANZA DI PROROGA MISURE PROTETTIVE
Revoca Misure Protettive Evento associato: IRMP - ISTANZA DI REVOCA DELLE MISURE PROTETTIVE
Sospensione Contratto Pendente Eventoassociato: ISCP- ISTANZA SOSPENSIONE CONTRATTO PENDENTE
Termine Integ Dom Composiz Crisi Eventoassociato: ITIDCC - ISTANZA TERMINE INTEGRAZIONE DOMANDA COMPOSIZIONE CRISI
ATTI SIECIC - REGISTRO ESECUZIONI INDIVIDUALI
Atto Generico Questo atto generico copre una varietà di richieste relative alle esecuzioni individuali.
Deposito Istanza 41 TUB Evento associato: I8DI55 - DEPOSITO ISTANZA (EX. ART. 41 L. 385/93)
Deposito Rinuncia Esecuzione Evento associato: IRIIN - RINUNCIA ALL'ESECUZIONE
Deposito Rinuncia Mandato Eventoassociato: IRIMA - RINUNCIA AL MANDATO DELL'AVVOCATO
Deposito Nota Spese Evento associato: DEPNS – DEPOSITO NOTA SPESE
ATTI CASSAZIONE
Accettazione Rinuncia Ricorso
Avviso Ricevuta Notifica Ricorso
Avviso Ricevuta Notifica Controricorso
Deposito Ex Art 372
Definizione Agevolata L 130_2022
Documenti Condono Fiscale
Istanza Anticipazione Udienza
Istanza Assegnazione Sezioni Unite
Istanza Cessazione Materia Contendere
Istanza Patrocinio A Spese Dello Stato
Istanza Rimborso Spese Giustizia
Istanza Rinnovo Notifica Ricorso
Istanza Rinvio Udienza
Istanza Riunione Ricorsi
Istanza Sollecita Fissazione
Istanza Sospensione Ex L 197_2022
Istanza Sospensione Giudizio
Istanza Sospensione L 130_2022
Istanza Trattazione L 130_2022
Istanza Trattazione Pubblica Udienza
Memoria 378
Memoria 380 bis 1
Memoria 380 ter
Produzione Pagamento Ex L 197_2022
Provvedimento Impugnato
Ricorso Rinnovo Notifica
Rinuncia Procura
(Fonte: www.fiif.it)
  • ATTI NON SOGGETTI AD ACCETTAZIONE AUTOMATICA
Atti che richiedono la corretta individuazione dell'evento da registrare Questi atti non sono associati direttamente a un evento specifico nel sistema e potrebbero essere collegati a più eventi. Per tale motivo, è necessario un intervento della cancelleria per associare manualmente l'atto depositato all'evento appropriato.
Atti che richiedono il completamento manuale dei dati Gli atti che necessitano di verifiche o integrazioni sui dati (ad esempio, il controllo di codici fiscali delle parti o altri dettagli) non possono essere accettati automaticamente. La verifica manuale è indispensabile per evitare errori successivi, che potrebbero richiedere ulteriori correzioni formali.
Buste con depositi complementari Quando un deposito contiene atti che sono parte di una sequenza o che sono collegati tra loro, la gestione richiede un'attenta valutazione. Non possono essere accettati automaticamente in quanto è necessaria una verifica della coerenza e completezza del deposito.
Atti che comportano transiti di stato Questi atti modificano lo stato procedurale del fascicolo. Il loro trattamento automatico è complesso e richiede l'intervento della cancelleria per gestire eventuali transizioni tra stati procedurali e ripristini di stati precedenti.
Atti specifici della Corte di Cassazione non soggetti ad accettazione automatica
  • Atti che richiedono il completamento manuale dei dati oppure un'attività di necessaria verifica della correttezza/completamento dei dati del deposito proprio al fine di evitare interventi correttivi/integrativi manuali successivi (es. denominazioni, codici fiscali delle parti ecc.), se non addirittura l'apertura di procedimenti di correzione errore materiale;
  • i depositi che hanno un deposito o una sequela di depositi complementari;
  • Ricorso;
  • Ricorso Errore Materiale;
  • Revocazione Ex Art 391 ter;
  • Revocazione Ex Art 391 quater;
  • Controricorso;
  • Controricorso Incidentale;
  • Integrazione Anagrafica;
  • Integrazione Spese Giustizia;
  • Segnalazione Errore Materiale;
  • Ricorso Per Saltum;
  • Atto Richiesta Visibilita;
  • Istanza Opposizione 380 bis;
  • Atto Generico.
(Fonte: www.fiif.it)
Il flusso che seguono gli atti soggetti ad accettazione automatica
I passaggi principali che seguono gli atti soggetti ad accettazione automatica sono i seguenti:

precisazione

  1. Invio del deposito
  2. Ricezione del deposito
  3. Verifica delle condizioni per l'accettazione automatica
  4. Accettazione automatica
  5. PEC di conferma
  6. Lato cancelleria: la consultazione nella Sezione "Gestione depositi accettati automaticamente"
  7. Verifica dell'accettazione nella "Gestione depositi"
  8. Visualizzazione degli errori
Qual è il flusso che deve seguire l'avvocato nel deposito degli atti soggetti ad accettazione automatica?

esempio

  • l'avvocato deposita l'atto tramite il redattore automatico e l'invio finale della PEC, utilizzando i canali e le procedure già attualmente previste per il deposito telematico;
  • il sistema riceve il deposito e inizia le verifiche automatiche preliminari, come l'associazione dell'atto al fascicolo corretto e il controllo della tipologia di atto;
  • il sistema verifica se l'atto rientra tra quelli soggetti ad accettazione automatica, in base alle specifiche tecniche del 2 agosto 2024. Se l'atto rientra tra quelli idonei e non richiede intervento manuale, il sistema procede all'accettazione automatica;
  • verificata l'idoneità dell'atto, il sistema associa automaticamente l'atto all'evento corrispondente nel fascicolo, senza l'intervento della cancelleria. L'evento viene automaticamente registrato nello storico del fascicolo.
  • all'avvocato vengono inviate le consuete 4 PEC per comunicare lo stato del deposito. Le PEC inviate sono:
    1. Ricevuta di accettazione della PEC (RA)
    2. Ricevuta di avvenuta consegna della PEC (RAC)
    3. Esito dei controlli automatici del deposito
    4. Esito dell'accettazione del deposito, con specifica della modalità di accettazione (automatica).
  • con l'invio quarta PEC contenente l'accettazione, sia in caso di accettazione in maniera automatica e sia a seguito dell'intervento di cancelleria, il momento di perfezionamento del deposito decorrere dal momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione da parte del gestore di posta elettronica certificata del depositante ex art. 6, comma 1, del D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68.
  • la nuova sezione denominata "Gestione depositi accettati automaticamente" permette alla cancelleria di visualizzare e consultare tutti i depositi accettati automaticamente. In questa sezione, la cancelleria può eseguire tutte le operazioni già previste per i depositi (es. inviare notifiche, pubblicare l'atto, o mettere il fascicolo in visione al magistrato).
  • i depositi accettati automaticamente vengono marcati con un nuovo stato "Accettato automaticamente". Questo stato indica che il sistema ha completato con successo l'accettazione del deposito. Nel caso in cui l'accettazione automatica fallisca (es., per errori tecnici), il deposito rimarrà nella sezione "Gestione depositi", dove potrà essere lavorato manualmente dalla cancelleria.
  • se il sistema rileva degli errori durante l'accettazione automatica, questi vengono registrati e il deposito passa allo stato di "Errore". In questi casi, l'accettazione dovrà essere completata manualmente dal personale di cancelleria.
Entrata in vigore e periodo transitorio
Le nuove specifiche tecniche sono entrate in vigore il 30 settembre 2024.

Tuttavia, nel rispetto di quanto indicato dal D.M. n. 217 del 29 dicembre 2023, fatta eccezione per gli atti della fase delle indagini preliminari e per la dichiarazione di nomina, revoca e rinuncia del difensore, fino al 31 dicembre 2024 sarà ancora possibile depositare in cartaceo o tramite PEC gli atti destinati ai seguenti uffici giudiziari:
  • Procura della Repubblica presso il Tribunale;
  • Giudice di pace;
  • Tribunale ordinario;
  • Procura generale della Corte di appello;
  • Corte di appello, Procura europea.
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